digitalisaatio & sosiaaliala
MAHDOLLINEN YHTÄLÖ
Organisaation käytännön työtä tekeville puheet organisaation strategiasta ja strategisesta suunnittelusta voivat tuntua kaukaisilta ja jopa kaunopuheelta. Strategian merkitys kuitenkin korostuu organisaatiomuutoksissa ja uusien digitaalisten menetelmien käyttöönotossa. Näin kävi myös ilmi tutkimuksessani [1], jossa tarkasteltiin kuntoutusalan ammattilaisen näkemyksiä siihen, miten johtaminen voi tukea uuden digitaalisen järjestelmän käyttöönottoa. Tuloksissa korostui etenkin järjestelmän käytön vision ja tavoitteiden viestimisen tärkeys. Ammattilaiset haluavat tietää, miksi uusia digijärjestelmiä otetaan käyttöön ja mitä hyötyä digijärjestelmät antavat ammattilaisille ja organisaatiolle. [1] Tässä blogikirjoituksessa kuvaan tutkimukseni keskeisiä tuloksia digitaalisen järjestelmän käyttöönottoa edistävistä strategisen johtamisen käytännöistä ja pohdin niiden merkitystä ajankohtaisen sote-digitalisaation näkökulmasta. Selkeän vision ja tavoitteiden viestiminen Henkilöstö voi kokea epävarmuutta, kun organisaatiossa otetaan käyttöön uusi järjestelmä ja heille voi olla epäselvää, millaisia odotuksia heille asetetaan järjestelmän käyttöön liittyen. Tästä syystä pelkkä tiedottaminen ja ilmoitus uuden järjestelmän käyttöönotosta ei riitä. Käyttöönoton tueksi ammattilaiset haluavat tietää tarkemmin miksi järjestelmää ollaan ottamassa käyttöön ja mitä hyötyjä sillä tavoitellaan. [1]
Käyttöönottoa tukeva viestintä tulisi olla ennen kaikkea digijärjestelmän käyttöä kannustavaa. Henkilöstölle voidaan esittää tietoon perustuen järjestelmän käyttöönoton syistä sekä pitkän aikavälin suunnitelmista. Erilaiset esittelyvideot järjestelmästä, voivat toimia myös mielenkiinnon herättäjinä. Sähköisen viestinnän lisäksi lähijohtajat voivat viestiä tavoitteista ja konkretisoida niitä työyhteisöjen sisällä. Mitä järjestelmän käyttöönotto antaisi juuri tähän työyhteisöön. Johtajan kyky innostaa ja tuoda visiota näkyväksi tunnistetaan yhdeksi tärkeimmäksi johtamiskäytännöksi käyttöönotossa [4]. Positiivinen viestintä järjestelmästä ja hyötyjen esiin tuominen
Muutoksen edistämisessä tulisi myös tiedostaa yleisen positiivisen ilmapiirin ja uuteen järjestelmään liittyvän puheen ja dialogin merkitys. Järjestelmästä ja sen hyödyistä kertominen työyhteisön erilaisissa yhteisöissä ja tilanteissa sekä kannustaminen lähijohdon taholta tukevat käyttöönottoa. [1] Ammattilaisen kokemus teknologian positiivisesta vaikutuksesta työssä suoriutumisessa sekä paremmat tulokset asiakastyössä motivoivat ammattilaisia ottamaan uutta teknologiaa käyttöön työssään [5,6] ja poistavat esteitä uuden teknologian oppimisen tieltä [6]. Järjestelmän tavoitteiden toteutumisen seuraaminen Jatkuva seuranta ja palautteen kerääminen digitaalisen järjestelmän käyttöönotossa edistävät onnistunutta käyttöönottoa [8]. Järjestelmä tulisi jalkauttaa harkitusti ja sen tavoitteiden toteutumista seurata riittävästi. Ammattilaiset kokevat usein käyttöönoton jälkeen, että organisaation johdon kiinnostus digijärjestelmän käyttöön lopahtaa. Tämä voi johtaa siihen, että ammattilaiset kokevat jäävänsä uuden järjestelmän kanssa yksin, eikä heidän tuen tarpeistaan järjestelmän käyttöä kohtaan oteta vakavasti. Ammattilaiset toivovat enemmän kiinnostusta johtamisen tasolta myös käyttöönoton jälkeen. Erityisesti johdon tulisi olla kiinnostunut järjestelmän toimivuudesta sekä sille asetettujen tavoitteiden toteutumisesta. Lisäksi erilaisten palautteen ja kehitysideoiden kerääminen koetaan tärkeänä. [1] Jos järjestelmä ei toimi, uskalletaanko se myöntää ja uskalletaanko siihen puuttua? Johtamisen tulisi kyetä reagoimaan muutostarpeeseen ja korjata asia tarvittaessa. Palautteen ja seurannan avulla on mahdollista kerätä arvokasta tietoa ammattilaisten kokemuksista ja toteuttaa tarpeellisia muutoksia paremman käyttökokemuksen turvaamiseksi [8]. Vahva strateginen viestintä uuden digitaalisen järjestelmän käyttöönoton tukena Johtamisella voidaan vaikuttaa käyttöönottovaiheessa yksilön kokemaan teknologian hyödyllisyyteen viestimällä järjestelmän hyödyistä, tavoitteista ja visioista.
Johtajien kouluttaminen strategiseen viestimiseen voi olla yksi ratkaisu muutosten käyttöönoton varmistamiseksi [4]. Digitaalisten järjestelmien käyttöönotto haastaa johtajia ja edellyttää heiltä riittävää osaamista sekä viestinnästä, että digitalisaatiosta. On tärkeää varmistaa, että johtajien osaaminen on organisaatioissa ajan tasalla ja tarvittaessa vahvistaa osaamista lisäkoulutuksella, joita tarjotaankin monin paikoin. Suuntaviivoja ja askelmerkkejä
Kirjoittaja: Mira Hammarén, TtM, toimintaterapeutti yliopisto-opettaja, terveyshallintotiede, Oulun yliopisto Lähteet:
Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaatiolla tavoiteltujen hyötyjen [1] saavuttaminen asettaa tietojärjestelmille monia vaatimuksia, ja Suomessa onkin parhaillaan käynnissä laajoja tietojärjestelmien uudistamiseen liittyviä hankkeita, kuten UNA, Aster ja Apotti. Tietojärjestelmien kehittäminen on herättänyt kiinnostusta myös mediassa, sillä hankkeet ovat usein kalliita ja niiden toteuttamiseen on investoitu merkittävästi yhteiskunnan resursseja [2]. Kansallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien kehittämistyössä sosiaalihuollon on kuitenkin arvioitu jääneen sivuosaan [3]. Huomion kiinnittäminen sosiaalihuoltoon ja sen erityispiirteisiin on tärkeää, sillä sosiaalihuollossa työskentelee yli puolet (53 %) sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijöistä [4].
Sosiaalialan tietojärjestelmien avulla kerättävällä tiedolla on lopulta monta käyttäjää. Sekä kansalaiset, sosiaalialan ammattilaiset, johtajat, päättäjät että tutkijat tarvitsevat luotettavaa ja hyödynnettävissä olevaa tietoa [1]. Sosiaalialan tietojärjestelmien kehittämisessä ovat kuitenkin aiemmin painottuneet hallinnolliset näkökulmat [8,9], ja vaikka Suomessa sote-alan palveluissa datan keruusta tietojärjestelmiin on jo vuosikymmenten kokemus [10], niin tuo data ei ole kuitenkaan ollut käytännön työntekijöiden hyödynnettävissä parhaalla mahdollisella tavalla [11,12]. Työskennellessäni Apotti -tietojärjestelmän kehittämishankkeessa vuosina 2016-2019, kiinnostuin tutkimaan aihetta tarkemmin ja hain kesällä 2018 tutkimusluvan Apotista. Keräsin syksyllä 2018 tutkimuksen aineiston haastattelemalla Apotin sosiaalihuollon sovelluksen kehitykseen osallistuneita asiantuntijoita. Tavoitteeni oli selvittää, miten sosiaalityön tiedollisia tarpeita oli huomioitu Apotissa. Tutkimusaineisto osoittautui rikkaaksi ja sen analyysi mielenkiintoiseksi tehtäväksi. Kirjoitin keskeisistä tutkimustuloksista artikkelin, joka julkaistiin kesäkuussa 2021 [13]. Tässä blogi -kirjoituksessa pohdin tutkimusaihetta hyödyntäen lisäksi omia kokemuksiani kehittämistyöstä. Nämä toiveikkaat näkemykset vaikuttavat olevan ristiriidassa ammattilaisten kokemusten ja Apotista käydyn julkisen keskustelun kanssa, joka on saanut hyvin kriittisiä sävyjä [14,15]. Kriittiset puheenvuorot painottuvat terveydenhuollon alueelle ja kenties tässä piileekin yksi Apotti-järjestelmän haasteista: Apotti kattaa valtavan laajan sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisuuden. Samassa tietojärjestelmässä on perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja hammashoion lisäksi koko sosiaalihuolto lukuisine palveluineen [16]. Jo pelkästään sosiaalihuollon sisällä on paljon keskenään erilaisia palveluita, joiden tiedolliset tarpeet ja prosessit poikkeavat toisistaan. Ei ole yksinkertaista sovittaa tätä kaikkea yhteen tietojärjestelmään. Sen lisäksi Apotti on muutakin kuin tietojärjestelmä, se on myös toiminnanohjausjärjestelmä ja sisältää lisäksi tiedolla johtamisen analyyttiset työkalut ja koontinäkymät porautumismahdollisuuksineen, tieteelliseen tutkimuksen tekemiseen tarvittavat työkalut, asiakasportaalin ja paljon muuta. Kyseessä on siis valtavan suuri ja monimuotoinen kokonaisuus, jota ei oikeastaan tulisi edes verrata vanhoihin tietojärjestelmäratkaisuihin. Apotissa samaan ratkaisuun on sulautettu lukuisa määrä toimintoja ja toimijoita. [13] Laajuutta kuvaa hyvin esimerkiksi se, että Apottia käyttää noin 45 000 sote-alan ammattilaista. Yksi yhteinen järjestelmä luo mahdollisuudet esimerkiksi tietoturvalliseen viestintään eri ammattilaisten kesken yli sektorirajojen, asiakkaan ajantasaisten tietojen löytymiseen palvelusta riippumatta ja myös sote-yhteiseen kehittämiseen, tutkimukseen ja johtamiseen. [13] Massiivisen kokonaisratkaisun toteuttaminen ei kuitenkaan ole yksinkertaista ja vie väistämättä pidemmän aikaa. On selvää, että yksinkertaisempi tiettyyn palveluun täsmäratkaisuna kehitetty tietojärjestelmä voi olla toimivampi ratkaisu sen yhden palvelun tarpeisiin, etenkin sote-ammattilaisen käyttöliittymän näkökulmasta, mutta monien muiden tarpeiden (esim. asiakas, hallinto, tutkimus) osalta kokonaisratkaisu voi palvella paremmin.
Kuten useimmilla asioilla, on Apotillakin monta puolta. Omassa tutkimuksessani tuli myös esiin Apotin hyötyjä ja riskejä. Asiakasta koskeva tieto on Apotin kehittäjien mukaan aiempia järjestelmiä paremmin hyödynnettävissä sekä käytännön työssä, että johtamisessa ja tutkimuksessa, mutta järjestelmän käyttö edellyttää tietokäytänteiden päivittämistä ja riittävää koulutusta järjestelmän käyttöön. [13] Tulevat vuodet osoittavat, lunastaako Apotti lupauksensa ja maksaako se takaisin siihen investoidut varat. Aiheesta tarvittaisiin tutkimustietoa ja toivottavasti oma tutkimukseni tukee aiheesta tehtävää jatko-tutkimusta. Samuel Salovaara Kirjoittaja on nuorempi tutkija Lapin yliopistosta ja tekee väitöskirjaa aiheesta sosiaalityön tietojärjestelmät osana sosiaalityön tiedonmuodostusta. Lähteet:
|
Blogin tarkoitusBlogissa julkaistaan tieteellisiä kirjoituksia sosiaalialan digitalisaatiosta eri näkökulmista. Blogi toimii sosiaalialan digitalisaation ajan kuvaajana ja tallentajana, sekä tietolähteenä ja keskustelun virittäjänä kaikille aiheesta kiinnostuneille. Arkisto
January 2024
Kategoriat
All
|