digitalisaatio & sosiaaliala
MAHDOLLINEN YHTÄLÖ
Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalveluiden seuranta ja arviointi (STePS 3.0) -hankkeen loppuseminaari pidettiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kampuksella 4.10.2022. Osallistujina oli yli 300 sote-tiedonhallinnan uranuurtajaa, osaajaa ja tutkijaa, osa etänä ja osa paikan päällä. Hanke on toteutettu laajassa yhteistyössä ja siinä on kerätty mittavat aineistot, joita hyödynnetään aktiivisesti tutkimuksessa ja tiedonlähteenä käytännön työssä ja kehittämisessä. Loppuseminaarissa käytiin läpi valikoituja tuloksia teemoittain CAMM-viitekehystä hyödyntäen [1]. Tässä puheenvuorossa nostamme esiin sosiaalialan tuloksia ja näkökulmia. Tussitaikurit kuvittivat tilaisuuden antia. Digitalisaatioon liittyvä koulutus ja osaaminen Tiedonhallinnan kehitys ja digitalisaatio luovat alati uusiutuvia osaamistarpeita myös sosiaalialan ammattilaisille. Sosiaalihuollon organisaatioihin kohdistuneessa osatutkimuksessa [2] ilmeni, että organisaatiot tarjoavat melko kattavasti koulutusta työntekijöilleen, julkiset hieman muita enemmän. Toteutetuista koulutuksista yleisin oli asiakastietojärjestelmäkoulutus. Myös tietoturvaan ja -suojaan liittyvää koulutusta tarjottiin suurimmassa osassa organisaatioita. Jatkuvasti kehittyvät kyberuhat ja henkilötietojen käsittely yhä uusissa sähköisissä palveluissa ja tietojärjestelmissä herättävät kuitenkin pohtimaan, mikä olisi riittävä tavoitetaso koulutuksen tarjoamiselle. Tulisiko esimerkiksi kaikissa organisaatioissa järjestää vuosittain täydennyskoulutusta tietoturvaan ja -suojaan liittyen? Sosiaalialan ammattilaisia koskevassa osatutkimuksessa [3] ilmeni, että enemmistö arvioi itsensä kokeneiksi asiakastietojärjestelmien käyttäjiksi. Onkin selvää, että sähköisten asiakastietojärjestelmien käyttö on vakiintunut osaksi myös sosiaalialan työtä. Tietojärjestelmiä kuitenkin kehitetään ja uudistetaan parhaillaan, joten osaamistarpeet voivat jatkossa muuttua. Parhaimmillaan riittävä koulutus ehkäisee uusien järjestelmien käyttöönottoihin liittyviä riskejä. Kansalaisten näkökulmaa avaavissa tutkimuksissa [4,5,6] tuli esiin, että enemmistö aikuisväestöstä (85 %) arvioi internetin käytön osaamisensa olevan hyvällä tasolla ja jopa neljä viidestä (78 %) aikuisesta arvioi osaavansa tunnistaa tietoturvariskejä ja huijausyrityksiä internetissä. Internetin käytön osaaminen onkin tärkeä edellytys väestön sähköisten palveluiden käytölle. Kuitenkin on tärkeää muistaa, että aikuisväestöstä viidennes (19 %) koki tarvitsevansa opastusta sosiaali- ja terveydenhuollon verkkopalveluiden käyttöön. Digitaalisten välineiden käyttö ja laatu Sosiaalialan organisaatioista lähes kaikki julkisella sektorilla käyttivät vuonna 2020 sähköistä asiakastietojärjestelmää, mutta yksityisen ja kolmannen sektorin organisaatioista viidennes oli ilman [2]. Tulosta tulkitessa on syytä muistaa, että sosiaalialalla kolmannen sektorin merkitys on säilynyt vahvana siinä, missä terveydenhuollossa se on vähentynyt [7]. Sosiaalialalla toimii paljon järjestö- ja yhdistyspohjaisia toimijoita, joiden toiminta voi painottua vapaaehtoistyöhön, kuten ruoka-avun tarjoamiseen. Apua tarjotaan myös anonyymisti. Lisäksi yksityisellä sektorilla on paljon pieniä toimijoita, kuten ammatillisia perhekoteja. Nämä organisaatiot ovat merkittävä osa sosiaalihuollon kokonaisuutta, mutta niillä ei ole välttämättä resursseja tai koettua tarvetta hankkia sähköistä tietojärjestelmää. Sosiaalihuollossa käytössä olevien asiakastietojärjestelmien tuotemerkkien arvosanojen keskiarvot vaihtelivat kohtalaisesta hyvään [8]. Tietojärjestelmien tukea työlle arvioitiin eri näkökulmista ja kehittämisen paikkoja tunnistettiin useampia. Asiakkaan palvelukokonaisuuden koordinointi on keskeinen tehtävä etenkin julkisella sektorilla, jossa asiakkaan vastuutyöntekijän työnä on varmistaa palveluiden mielekäs kokonaisuus ja yhteentoimivuus palvelutarpeen arvioinnin sekä asiakassuunnitelman mukaisesti. Tietojärjestelmien tuki palvelukokonaisuuden hahmottamiselle ja koordinoinnille korostuu tilanteissa, joissa työntekijät vaihtuvat ja asiakkaalla on yhtä aikaa monia eri palveluita, joiden osalta ajantasainen tiedonkulku on tärkeässä osassa. Tätä taustaa vasten etenkin julkisen sektorin kohdalla voimme todeta tulosten osoittavan selkeän tietojärjestelmien kehittämistarpeen, sillä vain kolmasosa (34%) ammattilaisista arvioi tietojärjestelmän tukevan asiakkaan palvelukokonaisuuden koordinointia [9]. Rohkaisevaa on, että osa sosiaalialan ammattilaisista saa tietojärjestelmästä tukea työlle, mikä kertoo siitä, että myös sosiaalialalla on mahdollista toteuttaa tietojärjestelmiin käytännön työtä tukevia ratkaisuja. Valitettavasti niiden ammattilaisten osuus, jotka kokivat saavansa tietojärjestelmältä tukea määräaikojen, työtehtävien ja asiakkuuksien hallintaan jäi alle puoleen. Tulevaisuudessa tietojärjestelmiä olisi tärkeää kehittää tukemaan sosiaalihuollon työtehtävien ja määräaikojen seurantaa ja asiakkuuksien hallintaa paremmin, jotta ne tukisivat ammattilaisia suuren työkuorman hallinnassa keventäen muistitaakkaa. Tiedonvaihto ja yhteistyölle saatava tuki Parhaimmillaan tiedonhallinta ja tietojärjestelmät tukevat ammattilaisten ja organisaatioiden välistä tiedonvaihtoa ja toimivat viestintäkanavina myös asiakkaiden suuntaan. Sujuva tiedonvaihto puolestaan tarjoaa otolliset olosuhteet laadukkaalle ja vaikuttavalle työlle. Yhteistyön tukea ei välttämättä mielletä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmien perustehtäväksi. Tietojärjestelmät liittyvät kuitenkin olennaisesti tiedonkulkuun ja parhaimmillaan tietojärjestelmä voi tukea tiedon tasapuolista, sujuvaa ja ajantasaista saatavuutta sekä eri yhteistyötahojen, että ammattilaisten ja asiakkaiden välillä. Kanta-palveluita ei vielä juurikaan käytetä asiakasta koskevan tiedonhaun lähteenä sosiaalialalla [3]. Tämä kuvastaa sitä, että Kanta-palveluihin siirtyminen on sosiaalihuollossa vielä kesken. Sähköpostia käytetään asiakastietojen haussa yhä huolestuttavan paljon [3], mikä muodostaa riskin tietoturvalle ja -suojalle. Tuloksista ilmenee myös, ettei sosiaalihuollossa ole vielä löydetty riittävästi korvaavia vaihtoehtoja, jotka tekisivät paperilla ja faksilla tapahtuvan tiedonvaihdon tarpeettomaksi. [3] Toivottavasti tulevaisuudessa Kantapalveluiden käyttöönotto tuo parannuksia turvalliseen ja tehokkaaseen tiedonvaihtoon. Enemmistöllä (n. 70 %) sosiaalihuollon organisaatioista ei ollut vuonna 2020 lainkaan tiedonsiirtoa muista tietojärjestelmistä omaan järjestelmään tai omasta tietojärjestelmästä toiseen järjestelmään [2]. Tästä voidaan päätellä, etteivät sosiaalihuollon sähköisen tiedonsiirron edellytykset ole vielä optimaalisella tasolla. Sosiaalihuollon julkisen sektorin työntekijöillä on kuitenkin melko hyvin järjestetty pääsy työn kannalta tarvittaviin tietoihin muiden tahojen tietojärjestelmiin kirjautumalla [2]. Tulevaisuudessa voisi olla syytä kehittää tietojärjestelmään integroituja ratkaisuja myös näissä tilanteissa, jotta vähennetään työntekijöiden tarvetta kirjautua lukuisiin järjestelmiin. Organisaation sisäisen sosiaalialan ammattilaisten välisen tiedonvaihdon koki hyväksi noin puolet vastaajista [8]. Tulokset olivat hieman parempia yksityisellä sektorilla. Nykyiset asiakastietojärjestelmät tarjoavat harvoin tukea monialaiselle ja sosiaali- ja terveydenhuollon väliselle yhteistyölle, vaikka verkostojen kanssa tehtävä moniammatillinen yhteistyö on sosiaalihuollossa tärkeää ja sen merkitys kasvaa entisestään sote-uudistuksessa. Asia tulisi huomioida järjestelmien kehittämistyössä. Ammattilaisista ainoastaan 17 prosenttia koki järjestelmän tukevan yhteistyötä asiakkaan kanssa. [8] Tässä myös on kehittämisen paikka. Miten tästä eteenpäin? STePS 3.0 -hankkeessa arvioitiin etenkin vuonna 2014 julkaistun Sote-tieto hyötykäyttöön -strategian [10] tavoitteiden saavuttamista. Monessa asiassa on edistystä tapahtunut, mutta kaikkia strategian tavoitteita ei ole saavutettu. Strategiassa määritellyt tavoitteet ovat edelleen ajankohtaisia ja niiden tavoittelua kannattaa jatkaa organisaatioissa sekä sähköisiä palveluita ja tietojärjestelmiä tuottavissa yrityksissä [11]. Myös sosiaali- ja terveysministeriöstä on todettu, että sosiaalihuollon tiedonhallinnan lainsäädännöllisiin edellytyksiin tulee panostaa. Hyvinvointialueille siirryttäessä huomiota tulisi kiinnittää erityisesti ammattilaisten tiedonvaihdon tapoihin sekä sosiaali- ja terveydenhuollon väliseen tiedonvaihtoon sujuvan yhteistyön ja saumattomien palvelupolkujen mahdollistamiseksi. Tietojärjestelmien roolia eri toimijoiden väliselle yhteistyölle on hyvä pohtia myös jatkossa. Etenkin asiakkaiden ja ammattilaisten välisen viestinnän osalta olisi hyvä selvittää, mitkä ratkaisut tukevat tietoturvallista, ajantasaista ja sujuvaa tiedonkulkua. Parhaimmillaan sujuva tiedonkulku ja viestintämahdollisuudet vähentävät palveluiden kuormitusta, kun asiat on mahdollista selvittää ja hoitaa ketterästi. Digitalisaation tutkimusta on tärkeää jatkaa tulevaisuudessakin ja toivottavasti tässä hankkeessa muodostunutta osaamista ja välineitä voidaan hyödyntää myös tulevassa tutkimuksessa. Parhaimmillaan digitalisaation systemaattinen tutkimus mahdollistaa kokonaiskuvan luomisen kansallisen tilanteen kehittymisestä. Yksittäiset organisaatiot voivat myös verrata omaa tilannettaan muihin sekä saada virikkeitä omaan digikehittämiseen, jolloin syntyy myönteinen kehä tiedontuottajien ja -hyödyntäjien välille. Kehän rakentamisen eteen on tehty monipuolista viestintätyötä aina tietojärjestelmätoimittajille järjestetyistä webinaareista tähän jopa yli 300 ihmistä tavoittaneeseen hybridi-seminaariin. Kiitos kaikille osallistujille! Kirjoittajat: Samuel Salovaara, väitöskirjatutkija, Lapin yliopisto Maiju Kyytsönen, tutkija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Tuulikki Vehko, tutkimuspäällikkö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Lähteet
Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan kehittämistyössä on korostunut tavoite hyödyntää sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiin ja datavarantoihin kertyvää dataa tutkimukseen, kehittämiseen, innovaatioihin ja johtamiseen. Tietoa hyödyntämällä pyritään saavuttamaan vaikuttavuutta ja tehokkuutta sote-palveluihin ja siten myös hillitsemään kustannusten kasvua sekä tukemaan kansalaisten hyvinvointia. [1] Näiden tavoitteiden saavuttaminen ei ole kuitenkaan suoraviivaista. Digitaaliseen transformaatioon kytkeytyy monenlaisia ilmiöitä eikä pelkästään informaation muuttaminen digitaaliseen muotoon takaa tavoitteiden saavuttamista. Tarvitsemme tutkimustietoa voidaksemme toteuttaa mielekkäitä toimenpiteitä ja perusteltuja ratkaisuja, joiden avulla tavoitteiden saavuttaminen on mahdollista. Tässä kirjoituksessa pohdimme tutkimustiedon hyödyntämisen mahdollisuuksia tietojärjestelmien kehittämisen näkökulmasta. Kansainvälisten empiiristen tutkimusten mukaan tietojärjestelmien käyttö on muuttanut sosiaalityön painopisteitä [2]. Organisaatioissa korostetaan tehokkuutta, dokumentointia ja erilaisia arviointilomakkeita, mikä on vienyt aikaa itse asiakkaiden kohtaamiselta ja tukemiselta. Monimutkaiset lomakkeet ja dokumentoinnin pirstaleisuus haittaavat työntekijöiden kattavaa tiedonsaantia asiakkaistaan. Pyrkiessään priorisoimaan asiakaskohtaamisia, sosiaalityöntekijät saattavat käyttää erilaisia kiertoteitä poiketen tietojärjestelmän käyttöön liittyvistä säännöistä ja vaatimuksista. Tietojärjestelmien käyttöön ei myöskään anneta riittävästi koulutusta, mikä voi vaikeuttaa tiedonhakua ja hyödyntämistä. [2.] Erilaisten asiakastietojärjestelmien tarkastelu ja vertailu ei ole aivan yksinkertaista, sillä kirjo on valtavan laaja. Tietojärjestelmiä voidaan verrata vaikkapa niiden sisältämien ominaisuuksien määrän (ns. syvyys) tai käyttäjäryhmien moninaisuuden (ns. laajuus) mukaan. Hieman pelkistäen voidaan puhua yksinkertaisista ja kompleksisista tietojärjestelmistä [3]. Yksinkertaisemmat järjestelmät on usein suunniteltu rajatun käyttäjäryhmän ja palvelun tarpeita silmällä pitäen ja nämä on melko helppoa kehittää peruskäyttäjille mieluisiksi, kun taas laajojen järjestelmien kehittämisessä joudutaan mahdollisesti tekemään kompromisseja, jotta ratkaisu palvelisi monipuolista käyttäjäjoukkoa. Esimerkkeinä voisi mainita vaikkapa Hilkka-järjestelmän, joka on alun perin kehitetty kotihoidon tarpeisiin ja Apotti-järjestelmän, joka kehitettiin palvelemaan koko sosiaali- ja terveydenhuoltoa. Usein yksinkertaisempi järjestelmä on peruskäyttäjien mieleen, kun laaja järjestelmäratkaisu puolestaan luo otolliset edellytykset tiedonkululle. Hyvinvointialueet ovat parhaillaan uusien tietojärjestelmiin liittyvien ratkaisujen äärellä. Monen erillisen järjestelmän ylläpitäminen on hyvinvointialueen näkökulmasta raskasta, kallista ja voi vaatia lukuisten integraatioiden toteuttamista. Etuna voi olla, se että erilliset järjestelmät voivat olla ketterämpiä ja käyttäjien mieleen. Yksi yhteinen järjestelmä voi taas tuntua käyttäjille monimutkaiselta ja sen kehittäminen on äärimmäisen vaativa urakka, joka vaatii suuria investointeja [4]. Yksi järjestelmä tukee kuitenkin sujuvaa tiedonsiirtoa eri ammattilaisten välillä ja tarjoaa yhdenmukaista dataa jalostettavaksi esimerkiksi tiedolla johtamisen tueksi. Hyvinvointialueilla kannattaakin hyödyntää tutkimustietoa eri vaihtoehtoja punnitessa, jotta voidaan tehdä tietoon perustuvia ratkaisuja. Olimme mukana suomalaisten sosiaalialan ammattilaisten käyttäjäkokemuksia kartoittavassa Aalto-yliopiston hallinnoimassa pilottitutkimuksessa, joka toteutettiin ensimmäistä kertaa valtakunnallisesti keväällä 2019 [5]. Aiemmin vastaavia kyselyjä on tehty terveydenhuollon ammattilaisille ja syksyllä 2020 pilottitutkimukseen pohjautuva kysely toteutettiin THL:n koordinoimassa STePS-hankkeessa sosiaalialan korkeakoulutuetuille [6]. Tulokset olivat hyvin samansuuntaisia molemmissa kyselyissä ja ammattilaisten järjestelmille antaman kouluarvosanan keskiarvo oli sama: 6,7. Suurimmat puutteet todettiin tiedonkulussa, monialaisen yhteistyön tuessa, asiakkuuksien hallinnassa ja asiakkaasta saatavan kokonaiskuvan hahmottamisessa [5]. Kehitettävää löytyy myös sähköisessä asioinnissa [6]. Myönteistä on kuitenkin se, että ammattilaiset ovat hyvin kokeneita tietojärjestelmien käyttäjinä ja heillä on hyvät valmiudet niiden hyödyntämiseen [6] Tutkimustietoa on kerätty tuotemerkkikohtaisesti, joten saatavilla on hyödyllistä tietoa tietojärjestelmien kehittämisen tueksi. Tarkastelimme lisäksi kunnissa työskentelevien sosiaalityöntekijöiden näkökulmasta tietojärjestelmien tukea tapauskohtaiselle sosiaalityölle, sillä näiden sosiaalityöntekijöiden tehtävänä on usein koordinoida asiakkaiden palvelukokonaisuuksia [8]. Tapauskohtaisessa työssä asiakkaan tilanteen kokonaisvaltainen hahmottaminen on tärkeää – on huomioitava läheisverkosto, sosiaaliset suhteet, viranomaisverkostot, palvelut ja historia. Tutkimustulokset osoittavat, etteivät tietojärjestelmät tue riittävästi asiakkaiden sosiaalisten verkostojen määrittelyä ja havainnointia, mikä on välttämätöntä tapauskohtaisessa sosiaalityössä. Tiedon hajanaisuus sekä tiedon visualisoinnin, yhteenvetojen, metatason tietojen ja selkeiden dokumentointikäytäntöjen puutteet estävät sosiaalityöntekijöiden pääsyä työssä tarvittaviin tietoihin. [8.] Havaittuja ongelmia ratkottaessa on tärkeää ottaa sosiaalityöntekijät ja sosiaalialan ammattilaiset mukaan tietojärjestelmien kehittämiseen. Onneksi sosiaalialan ammattilaiset ovatkin varsin halukkaita osallistumaan kehittämistyöhön, vaikka vain neljäsosalla kehittämiseen osallistumiseen liittyvät kokemukset ovat myönteisiä [9]. Kehittämistapoja tulisikin kehittää ammattilaisille suotuisaan suuntaan. Suosituimmat osallistumistavat ovat ongelmien raportointi järjestelmien kehittämisen vastuuhenkilölle ja oman työn esittely kehittäjille [10]. Tietojärjestelmien kehittämisen tutkimus voi olla monin tavoin hyödyllistä ja antaa tietoa niistä tavoitteista ja tarpeista, joita sosiaalialan tietojärjestelmiin liittyy, sekä avata kuvaa mahdollisista käytännön ratkaisuista [11]. Sosiaalialan organisaatioita koskeva tutkimustieto kertoo meille, että sosiaalihuollossa ollaan vielä pitkälti alkutekijöissä data-analytiikan, tekoälyn ja tietovarastojen hyödyntämisessä [12]. Tällä hetkellä tietojärjestelmistä saadaan melko hyvin asiakastietoa johtamisen tueksi, mutta tuottavuus-, vaikuttavuus- ja laatuindikaattorien saanti koetaan heikoksi [12]. Tässä olisi yksi tärkeä tietojärjestelmiin liittyvä kehittämisen paikka organisaatioiden ja johtamisen näkökulmasta. Tilannetta havainnollistaa se, että vuonna 2020 sosiaalihuollon organisaatioista alle 20 prosenttia kykeni hyödyntämään tietojärjestelmien dataa tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaan hyvin [12]. Sote-tieto hyötykäyttöön strategiassa oli nimenomaan tavoitteena se, että tietojärjestelmien dataa saadaan hyödynnettyä jatkossa aiempaa paremmin [1]. Dataa on kerätty sote-alalla tietojärjestelmiin jo vuosikymmeniä, mutta ongelmana on edelleen, ettei sitä voida hyödyntää riittävästi. Sosiaalialan organisaatioiden raportoimia esteitä tiedon hyödyntämiselle johtamisessa olivat etenkin osaamisen, resurssien ja tietojärjestelmien puutteet, joita koki lähes puolet sosiaalialan organisaatioista [13]. Lopuksi toteamme, että sosiaalihuollon tietojärjestelmien kehittämiseksi on vihdoin saatavilla tutkimustietoa. Sen lisäksi, että otamme sote-tiedon hyötykäyttöön [1], meidän tulee ottaa myös tämä tutkimustieto käyttöön. Tutkimustieto lisää arvokasta ymmärrystä tietojärjestelmien suunnittelusta, kehittämisestä sekä käyttöönotoista ja tätä tietoa hyödyntämällä on mahdollista saada tukea vaikkapa tietojärjestelmän hankintavaiheeseen ja resurssien kohdentamiseen. Ja mikä parasta: voidaan ottaa opiksi jossain toisaalla toteutetuista hankkeista ja välttää toistamasta samoja virheitä uudelleen. Teksti pohjautuu Katri Ylösen ja Samuel Salovaaran puheenvuoroon sosiaali- ja terveydenhuollon ATK-päivillä 11.5.2022 Jyväskylässä. Kirjoittajat: Samuel Salovaara, väitöskirjatutkija, Lapin yliopisto Katri Ylönen, väitöskirjatutkija, Jyväskylän yliopisto Lähteet:
Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaatiolla tavoiteltujen hyötyjen [1] saavuttaminen asettaa tietojärjestelmille monia vaatimuksia, ja Suomessa onkin parhaillaan käynnissä laajoja tietojärjestelmien uudistamiseen liittyviä hankkeita, kuten UNA, Aster ja Apotti. Tietojärjestelmien kehittäminen on herättänyt kiinnostusta myös mediassa, sillä hankkeet ovat usein kalliita ja niiden toteuttamiseen on investoitu merkittävästi yhteiskunnan resursseja [2]. Kansallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien kehittämistyössä sosiaalihuollon on kuitenkin arvioitu jääneen sivuosaan [3]. Huomion kiinnittäminen sosiaalihuoltoon ja sen erityispiirteisiin on tärkeää, sillä sosiaalihuollossa työskentelee yli puolet (53 %) sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijöistä [4].
Sosiaalialan tietojärjestelmien avulla kerättävällä tiedolla on lopulta monta käyttäjää. Sekä kansalaiset, sosiaalialan ammattilaiset, johtajat, päättäjät että tutkijat tarvitsevat luotettavaa ja hyödynnettävissä olevaa tietoa [1]. Sosiaalialan tietojärjestelmien kehittämisessä ovat kuitenkin aiemmin painottuneet hallinnolliset näkökulmat [8,9], ja vaikka Suomessa sote-alan palveluissa datan keruusta tietojärjestelmiin on jo vuosikymmenten kokemus [10], niin tuo data ei ole kuitenkaan ollut käytännön työntekijöiden hyödynnettävissä parhaalla mahdollisella tavalla [11,12]. Työskennellessäni Apotti -tietojärjestelmän kehittämishankkeessa vuosina 2016-2019, kiinnostuin tutkimaan aihetta tarkemmin ja hain kesällä 2018 tutkimusluvan Apotista. Keräsin syksyllä 2018 tutkimuksen aineiston haastattelemalla Apotin sosiaalihuollon sovelluksen kehitykseen osallistuneita asiantuntijoita. Tavoitteeni oli selvittää, miten sosiaalityön tiedollisia tarpeita oli huomioitu Apotissa. Tutkimusaineisto osoittautui rikkaaksi ja sen analyysi mielenkiintoiseksi tehtäväksi. Kirjoitin keskeisistä tutkimustuloksista artikkelin, joka julkaistiin kesäkuussa 2021 [13]. Tässä blogi -kirjoituksessa pohdin tutkimusaihetta hyödyntäen lisäksi omia kokemuksiani kehittämistyöstä. Nämä toiveikkaat näkemykset vaikuttavat olevan ristiriidassa ammattilaisten kokemusten ja Apotista käydyn julkisen keskustelun kanssa, joka on saanut hyvin kriittisiä sävyjä [14,15]. Kriittiset puheenvuorot painottuvat terveydenhuollon alueelle ja kenties tässä piileekin yksi Apotti-järjestelmän haasteista: Apotti kattaa valtavan laajan sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisuuden. Samassa tietojärjestelmässä on perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja hammashoion lisäksi koko sosiaalihuolto lukuisine palveluineen [16]. Jo pelkästään sosiaalihuollon sisällä on paljon keskenään erilaisia palveluita, joiden tiedolliset tarpeet ja prosessit poikkeavat toisistaan. Ei ole yksinkertaista sovittaa tätä kaikkea yhteen tietojärjestelmään. Sen lisäksi Apotti on muutakin kuin tietojärjestelmä, se on myös toiminnanohjausjärjestelmä ja sisältää lisäksi tiedolla johtamisen analyyttiset työkalut ja koontinäkymät porautumismahdollisuuksineen, tieteelliseen tutkimuksen tekemiseen tarvittavat työkalut, asiakasportaalin ja paljon muuta. Kyseessä on siis valtavan suuri ja monimuotoinen kokonaisuus, jota ei oikeastaan tulisi edes verrata vanhoihin tietojärjestelmäratkaisuihin. Apotissa samaan ratkaisuun on sulautettu lukuisa määrä toimintoja ja toimijoita. [13] Laajuutta kuvaa hyvin esimerkiksi se, että Apottia käyttää noin 45 000 sote-alan ammattilaista. Yksi yhteinen järjestelmä luo mahdollisuudet esimerkiksi tietoturvalliseen viestintään eri ammattilaisten kesken yli sektorirajojen, asiakkaan ajantasaisten tietojen löytymiseen palvelusta riippumatta ja myös sote-yhteiseen kehittämiseen, tutkimukseen ja johtamiseen. [13] Massiivisen kokonaisratkaisun toteuttaminen ei kuitenkaan ole yksinkertaista ja vie väistämättä pidemmän aikaa. On selvää, että yksinkertaisempi tiettyyn palveluun täsmäratkaisuna kehitetty tietojärjestelmä voi olla toimivampi ratkaisu sen yhden palvelun tarpeisiin, etenkin sote-ammattilaisen käyttöliittymän näkökulmasta, mutta monien muiden tarpeiden (esim. asiakas, hallinto, tutkimus) osalta kokonaisratkaisu voi palvella paremmin.
Kuten useimmilla asioilla, on Apotillakin monta puolta. Omassa tutkimuksessani tuli myös esiin Apotin hyötyjä ja riskejä. Asiakasta koskeva tieto on Apotin kehittäjien mukaan aiempia järjestelmiä paremmin hyödynnettävissä sekä käytännön työssä, että johtamisessa ja tutkimuksessa, mutta järjestelmän käyttö edellyttää tietokäytänteiden päivittämistä ja riittävää koulutusta järjestelmän käyttöön. [13] Tulevat vuodet osoittavat, lunastaako Apotti lupauksensa ja maksaako se takaisin siihen investoidut varat. Aiheesta tarvittaisiin tutkimustietoa ja toivottavasti oma tutkimukseni tukee aiheesta tehtävää jatko-tutkimusta. Samuel Salovaara Kirjoittaja on nuorempi tutkija Lapin yliopistosta ja tekee väitöskirjaa aiheesta sosiaalityön tietojärjestelmät osana sosiaalityön tiedonmuodostusta. Lähteet:
Suomen sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmähankinnat ja -kehitys parhaillaan etenevät vauhdilla. On menossa kansallisesti isoja hankkeita, osa jo käyttöönottovaiheessa (Apotti), osa määrittely- tai hankintavaiheissa (Aster, UNA) [1-3]. On ollut mielenkiintoista seurata käytettävyysasiantuntijan näkökulmasta näiden mammuttihankkeiden etenemistä. Samaan aikaan toteutuu, kenties vähemmälle huomiolle jääneitä, mutta tärkeitä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten työarkeen vaikuttavia pienempiä tietojärjestelmäprojekteja. Joskus kuulee käyttäjiltä arkityön lomassa huokailuja ja pohdintoja ”Tää on just opittu ja hyväksi meille muokattu, miksi koko ajan muutetaan ja tehdään uutta?” Tietojärjestelmien käyttökokemusta on mahdoton kehittää paremmaksi, jos ei ole ymmärrystä käyttäjien työtoiminnasta ja tietojenkäsittelyn tarpeista. Keinoja ja menetelmiä mm. palvelumuotoilun ja käyttäjäkeskeisen kehittämisen menetelmäoppaista on ymmärryksen lisäämiksi saatavilla, mutta aina niiden käyttö ei ole helppoa ja yksinkertaista.
Ei siis riitä, että pääkäyttäjille kertaalleen vilautetaan vaatimusmäärittelyä ja testataan järjestelmää juuri ennen käyttöönottoa. Käyttäjät on otettava mukaan useaan kertaa järjestelmäkehityksen aikana. Käyttäjälähtöisten, kuten käytettävyystestaus, observointi kentällä, käyttäjäkyselyt ja haastattelut, määrittely- ja arviointimenetelmien toteuttamiseksi tarvitaan tulevan ratkaisun käyttäjien apua. Käyttäjien mukaan ottaminen ei ole ollenkaan turha investointi: järjestelmän menestymiseen on käyttäjien osallistumisella todettu olevan positiivinen vaikutus [5]. Näin ollen, SOTE ammattilaisten tulisi olla aktiivisena osana kehittämässä omia tietojärjestelmiään, jotta järjestelmät palvelisivat parhaiten heidän työnsä ja tiedonkäsittelyn tarpeitaan. Käytettävyysasiantuntijan työnkuvaan kuuluu olennaisena osana ymmärtää käyttäjien tiedonkäsittelyn tarpeita ja hahmottaa miten käyttäjät päivittäisessä työarjessaan toimivat. Itse ilolla muistelen jokaista tekemääni käyttäjien työnkulkujen observointia ja käytettävyystestiä. Nämä ovat olleet niitä käytettävyysasiantuntijan työn energisoivimpia työtehtäviä. Intoa pursuten on käyttäjien tapaamisen jälkeen palattu toimistolle pohtimaan ja suunnittelemaan tietojärjestelmien käyttökokemusta. Käyttäjien, Sosiaali- ja terveydenhuoltoalan ammattilaisten, näkemyksiä ja kokemuksia osallistumisesta kehittämiseen on kartoitettu valtakunnallisilla kyselytutkimuksilla jo usean vuoden ajan [6]. Keväällä 2019 kartoitettiin ensimmäistä kertaa sosiaalialan ammattilaisten näkemyksiä yhteistyöstä tietojärjestelmätoimittajan kanssa, osallistumisesta kehittämistyöhön ja osallistumistavoista tietojärjestelmien kehitykseen. Tutkimuksessa selvisi, että vastaajat ovat kiinnostuneita osallistumaan tietojärjestelmäkehitykseen mutta mahdollisuudet ja tavat osallistua eivät ole olleet kaikilta osin tyydyttäviä. Kiinnostavaa myös oli, että vain 19% ei ollut halukkaita osallistumaan ollenkaan ja jopa puolet kertoi osallistuneensa jossain määrin. [7] Hiljattain julkaistussa gradussa tutkittiin sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien kehittäjien näkemyksiä käyttäjien osallistumiseen. Tulosten mukaan kehittäjät haluavat tehdä yhteistyötä käyttäjien kanssa ja kokevat yhteistyön sekä käyttäjien palautteen hyödylliseksi. Kehittäjät toivovatkin, että käyttäjäorganisaatiot ohjaisivat enemmän resursseja yhteistyön mahdollistamiseksi. [8]
Kirjoittaja: Susanna Martikainen, FT, käytettävyysasiantuntija Lähteet:
Sosiaalityöntekijät asiakastietojärjestelmien käyttäjinä -kokemukset kehittämisen pohjaksi21/1/2021
Asiakastietojärjestelmä on sosiaalityöntekijän päivittäinen työväline. Tietojärjestelmän tarkoituksena on tukea niin asiakastietojen hallintaa, päätöksentekoa, kuin palvelujen tuottamista ja seurantaa sekä tukea viranomaisyhteistyötä ja sisältää sähköistä asiointia. Kuitenkin tuore tutkimuksemme osoittaa, että tietojärjestelmien tarjoama tuki ja soveltuvuus sosiaalityön työtehtävien toteuttamiselle ei ole onnistunut kaikilta osin [1]. Kokemusten avulla saamme kuitenkin arvokasta tietoa kehittämistä vaativiin kohtiin. Yhtenä syynä tietojärjestelmissä koettuihin haasteisiin on niin kansainvälisesti kuin kansallisestikin nähty se, että niiden suunnittelussa ovat painottuneet hallinnolliset tavoitteet ja tarpeet [2, 3, 4] sekä johtotason tarpeet [5, 6]. Tietojärjestelmiin upotetut rakenteet tukevat juuri niitä asioita, joita suunnittelussa on pidetty tärkeinä. Kyseessä on ollut laajempi poliittinen trendi palvelujen tehostamisesta ja läpinäkyvyydestä, jota kutsutaan myös uudeksi julkishallinnoksi [7]. Leena Eräsaari [8] onkin todennut sosiaalityön tuotteistamiseen liittyvässä keskustelussa, miten se perustuu tietokoneohjelmien avulla tuotettujen, standardoitujen prosessien orjalliseen noudattamiseen.
Sosiaalityöntekijät eivät kuitenkaan ole luovuttaneet toimijuuttaan teknologialle, vaikka monissa kohdin ovatkin kokeneet joutuvansa toteuttamaan tehtäviä liikaa tietojärjestelmän vaatimalla tavalla. Ammattilaiset ovat esimerkiksi kehittäneet erilaisia nk. selviytymisstrategioita, joilla poiketa säännöistä ja menettelyistä tietojärjestelmissä [10, 11]. Esimerkiksi Belgialaisessa Devliegheren ja Roosen tutkimuksessa havaittiin, että raskaita ja pitkiä täytettäviä lomakkeita saatettiin täyttää väärin päästäkseen asiassa nopeammin eteenpäin [13]. Myös De Corte ja kumppanit [10] havaitsivat tutkimuksessaan, miten sosiaalityöntekijät olivat tietoisia institutionaalisesta kontekstista, jossa he työskentelevät, ja joita tietojärjestelmän käyttö ylläpitää, mutta olivat myös vahvasti sitoutuneet irtautumaan tästä tilanteesta ja toimimaan sen muuttamiseksi. Tärkeää onkin pohtia, kuka ohjaa asiakastyötä, työntekijä vai tietojärjestelmä?
Tietojärjestelmien käytöstä nouseviin haasteisiin yhtenä merkittävänä ratkaisuna on viime vuosina nostettu ammattilaisten osallistuminen laajoihin tietojärjestelmähankkeisiin. Ammattilaiset ovat myös yhä enemmän kiinnostuneita osallistumaan tietojärjestelmien kehittämiseen saadakseen niitä toimivimmiksi sosiaalialalle [14]. Suomessa käynnissä olevat sote -asiakas- ja potilastietojärjestelmä -projektit (esim. Apotti ja Aster) ovatkin palkanneet sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia projekteihin jo hankintavaiheessa ei vasta järjestelmän testaajina. Myös kansainvälisin tutkimuksin on todettu, että ammattilaisia osallistamalla pystytään kehittämään ja rakentamaan paremmin sosiaalityön tarpeita vastaavia tietojärjestelmiä [15,16].
Pakotetulla teknologian käytöllä voi olla seurauksia esimerkiksi työssä jaksamiseen ja motivaatio-ongelmiin. Tämän vuoksi onkin erittäin tärkeää kiinnittää huomiota niin tietojärjestelmien käyttötarkoitukseen, käytettävyyteen kuin niiden työtä tukevaan merkitykseen. Hyvin toimivat ja toimintaympäristöönsä soveltuvat tietojärjestelmät huomioivat myös sosiaalityön asiakastyön eettisyyden, jossa tärkeintä on asiakkaan ja työntekijän välinen kohtaaminen. Sähköisen asioinnin mahdollisuudet parhaimmillaan toteutuessaan lisäävät kohtaavan vuorovaikutuksen muotoja. Katri Ylönen (katri.e.ylonen(at)student.jyu.fi) Kirjoittaja työskentelee sosiaalihuollon projektipäällikkönä Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kehittämisyksikössä Aster -asiakas- ja potilastietojärjestelmän parissa. Kirjoittaja tekee myös sosiaalityön väitöskirjaa sosiaalityöntekijöiden tietojärjestelmien käyttäjäkokemuksiin liittyen Jyväskylän yliopistossa. Lähteet:
|
Blogin tarkoitusBlogissa julkaistaan tieteellisiä kirjoituksia sosiaalialan digitalisaatiosta eri näkökulmista. Blogi toimii sosiaalialan digitalisaation ajan kuvaajana ja tallentajana, sekä tietolähteenä ja keskustelun virittäjänä kaikille aiheesta kiinnostuneille. Arkisto
January 2024
Kategoriat
All
|